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TAIFUN openDocument

Zeit sparen durch professionelles Dokumenten-Management


… noch nie war Ordnung so clever und effizient!


Eingangs- und Ausgangspost wollen Tag für Tag bearbeitet und archiviert werden. Doch „Zettelwirtschaft“ und das Suchen von Unterlagen kosten Zeit und produzieren Fehler. Alle wichtigen Dokumente müssen für Geschäftsleitung und zuständige Mitarbeiter problemlos auffindbar sein – und für Unbefugte unzugänglich. Dafür sorgt TAIFUN openDocument, unser innovativesvDokumenten-Management-System.

Mit TAIFUN haben Sie alle Dokumente per Mausklick am Bildschirm parat und ersparen sich mühevolles Suchen. Sie realisieren reibungslose Workflows – sicher und zuverlässig durch nahezu unbegrenzte Zuordnungsmöglichkeiten, eine differenzierte Rechtevergabe und ein barcodegestütztes Archivierungssystem.

Und das alles zu einem herausragenden Preis!

… Dokumente rechtssicher archivieren
TAIFUN openDocument speichert sämtliche Dokumente in digitaler Form. Ausgangspost wird beim Drucken aus dem Hauptprogramm automatisch archiviert und zugeordnet. Eingangspost kann stapelweise eingescannt und ebenso differenziert zugeordnet werden – z. B. einer oder mehreren Adressen, einem Projekt und einem Auftrag usw. Unsere intelligente Scannerlösung verarbeitet neben Dokumenten aller Art auch jegliche Dateiformate und garantiert so maximale Flexibilität.

… per Mausklick auf dem Bildschirm
Alle eingescannten Dokumente werden genau dort abgelegt, wo Sie es wollen. Von der Eingangsrechnung bis zum Kundenbrief finden Sie alles im TAIFUN wieder und können es per Mausklick am Bildschirm abrufen. Dadurch haben Sie alle internen und externen Dokumente z. B. zu einem bestimmten Projekt stets im Blick und ersparen sich zeitraubendes Suchen. Besonders praktisch: Barcodes sorgen automatisch für die richtige Klassifizierung und erleichtern so die Arbeit. Und das ist noch nicht alles! Sie können damit z. B. einen Arbeitsauftrag kennzeichnen
und ihn nach Ausführung der Arbeiten und Unterschrift des Kunden wieder ins TAIFUN übernehmen. Durch den Barcode wird der Beleg automatisch dem richtigen Kunden, Projekt usw. zugeordnet und ist jederzeit am
Bildschirm abrufbar. Genial!

… Workflows effizient abbilden
Sorgen Sie für maximale Effizienz und bilden Sie Ihre Arbeitsabläufe mit TAIFUN openDocument ab! Beispiel: In der Zentrale wird die Eingangspost gescannt. Danach gehen alle Eingangsrechnungen im Original an die Buchhaltung. Gleichzeitig landen sie im virtuellen Posteingang des Einkaufs zur Rechnungsfreigabe. Nach Freigabe werden sie von der Buchhaltung im TAIFUN®-Hauptprogramm angelegt und bezahlt. So vermeiden Sie das „Herumreichen“
von Unterlagen und haben doch immer alle Belege im Blick.

Das leistet TAIFUN openDocument für Sie:

  • Scannen und Speichern von Dokumenten aller Art
  • Barcodegestütztes Archivierungssystem zur problemlosen Zuordnung
  • Neben Dokumenten werden auch jegliche Dateiformate verarbeitet
    (PDF-Dateien, Word-Dokumente, CAD-Zeichnungen, Fotos usw.).
  • Rechtssichere Archivierung gemäß GDPdU/GoBD
  • Keine Begrenzung von Anzahl oder Größe archivierter Dokumente
  • Differenziertes Rechtesystem über Benutzergruppen, Ordner
    und Sicherheitsstufen auf Dokumentenebene
  • Speicherung von Dokument-Versionen: Wenn Sie z. B. einen Auftrag
    ändern und neu drucken, bleibt die alte Version ebenfalls erhalten.
  • Übernahme eingescannter Dokumente ins TAIFUN-Hauptprogramm
    und Zuordnung zum Kunden, Lieferanten, Projekt usw.
  • Abruf am Bildschirm beim jeweiligen Kunden, Lieferanten, Projekt …
  • Ausgehende Dokumente werden beim Drucken automatisch
    archiviert und zugeordnet.
  • Erstellung eigener Archivstrukturen (Baumansicht) zur besseren Übersicht
  • Passt nahtlos zum TAIFUN-Hauptprogramm:
    Keine zusätzliche Schnittstellen und damit verbundene Kosten
  • Abbildung von Workflows zur Automatisierung betrieblicher Prozesse
  • Verfolgung von Dokumenten bei der Weiterleitung an
    andere Mitarbeiter/Abteilungen
  • OCR Texterkennung


Neugierig geworden? Denn setzen Sie sich doch einfach mit uns in Verbindung,
oder besuchen uns auf einer Messe am Stand der TAIFUN Software AG.

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Quelle: TAIFUN Software AG

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